Personvernerklæring
I forbindelse med innføring av nytt regelverk har vi oppdatert våre rutiner for håndtering av personopplysninger. Våre rutiner er i stor grad knyttet til oppfyllelse av det regelverk vi allerede er underlagt, se pkt. 3 nedenfor. Vår virksomhet er utelukkende å tilby tjenester, og ha kommunikasjon med profesjonelle parter, der kundeforhold inngås med juridiske personer (les: selskaper). For eventuelle særtilfeller der vi håndterer personsensitive opplysninger vil dette behandles etter egne rutiner, og denne personvernerklæringen vil gi svar på hvordan du kan kontakte oss for å få opplyst hvilke opplysninger vi har registrert og hvordan du eventuelt kan be om å bli slettet fra våre registre.
Behandlingsansvarlig
Bolig- og næringsmegler næring AS (BNN) er behandlingsansvarlig, og ivaretar hensynet til personvern etter egne etablerte rutiner. Opplysninger som anses å være sensitive håndteres etter særskilte rutiner, og overvåkes av selskapets daglige leder og for alle forhold knytte til megling også av fagansvarlig. Alle ansatte har tilgang til opplysninger om enkeltpersoners navn, telefonnummer og mailadresse, da dette er relevant for enkeltansattes utførelse av selskapets tjenester.
BNN lagrer kontaktopplysninger om personer som er tilknyttet selskaper som er aktuelle parter i transaksjoner, leieavtaler eller andre rådgivningsoppdrag selskapet har eller kan få.
Eiendomsmeglingsbransjen er underlagt følgende særlovgivning som regulerer behandling av personopplysninger:
- Eiendomsmeglingsloven
- Eiendomsmeglingsforskriften
- Avhendingslova
- Hvitvaskingsloven
- Markedsføringsloven
- Regnskapsloven
- Bokføringsloven
Hvilke personopplysninger behandles?
BNN innhenter og lagrer personopplysninger som navn, telefonnummer og e-postadresse for alle som er, eller kan bli, involvert i transaksjoner, leieavtaler eller annen rådgivningsvirksomhet som faller inn under de tjenester som BNN til enhver tid tilbyr.
- Direkte fra kunde.
- Offentlig tilgjengelig kilde (selskapets webadresse, LinkedIn e.l.).
Er det frivillig å gi fra seg opplysningene?
Det er frivillig å gi i fra seg opplysningene, men siden vi er lovpålagt å innhente/oppbevare opplysningene, kan vi ikke gjennomføre oppdraget uten. BNN anser at de opplysninger som lagres er av en slik karakter at det ikke krever et særskilt samtykke. Legitimasjonskontroll sorterer under et rettslig grunnlag, som for øvrig de berørte informeres om.
Utleveres opplysningene til tredjeparter?
Hvordan slettes og arkiveres opplysningene?
Opplysningene sikres digitalt og i et sikret nettverk via TeleComputing med passordbeskyttelse (Citrix). I tillegg har vi saksmapper per oppdrag som er lagret manuelt. Disse arkiveres i bokser – per sak/eiendom på oppdragsnummer, kontrakter mv. i egne journaler, eget depot samt arkiv på kontor og fjernarkiv for saker eldre enn 5 år. Oppdragsjournal og meglingsjournal med originale dokumenter arkiveres særskilt.
Hvilke rettigheter har den registrerte og hvilket lands lovverk gjelder?
Beskriv hvilke rettigheter og plikter allmennheten og den registrerte har etter personopplysningsloven. Dette gjelder retten til innsyn i egne personopplysninger, samt krav om retting eller sletting av mangelfulle eller uriktige opplysninger. Det bør komme tydelig frem hvilket lands lovverk som gjelder.
- Brannmur – vi arbeider på Citrix (passordbeskyttet). Har ikke åpent nettverk.
- BNN vil etter beste evne holde egne registre oppdatert mht. det arbeidssted en person er tilknyttet. Når informasjon om at et ansettelsesforhold er avsluttet vil den enkelte defineres som «sluttet» men opplysningen vil ikke slettes i systemet.
- Legitimasjon, som lagres på eget sikkert sted, beholdes så lenge dette anses å være relevant for det/de oppdrag vedkommende er knyttet til.
Kontaktinformasjon
Oppgi kontaktinformasjon og eventuelt skjema for innsyn, retting eller sletting, slik at brukeren enkelt kan ta kontakt ved behov.
Marthe E. Enger
T 48 17 35 00
epost: me@bnnas.no
